事例｜東京農業大学・収穫祭｜地域の「回覧板」で予約＆QRコード郵便受け取り｜ひとつの街ほど広大なキャンパスに2日間約5000名がスムーズ来場

東京農業大学の学園祭・収穫祭。近くにお住まいの皆様に「回覧板」でお知らせするなど、あらゆる世代を垣根なく受け入れるアイデアに、イーべ！スタッフも学びのある貴重な事例となりました。収穫祭の予約管理を担当した第23回収穫祭実行委員会・宇井さんにお話を伺いました。

この記事の内容 | もくじ

開催概要

【 キャンパス 】畑に動物舎、ひとつの街のような広さ

ー「東京農業大学さんは、どんな大学ですか？」

東京農業大学はオホーツクキャンパス、世田谷キャンパス、そして私たちのいる厚木キャンパスと、大きく3つに分かれています。厚木キャンパスにあるのは農学部のみですが、畑や動物舎などあり、学内は街ひとつ分くらいの広さです。

東京農業大学 様 公式HPより引用

【 導入理由 】QRコード入場・整理券として

ー「収穫祭は、どのようなイベントですか？」

年に一度の学園祭です。過去2年はオンラインのみでしたが、今年は人数制限を前提としてリアルで開催しました。

ー「イーベ！導入のきっかけを教えてください」

イーベ！を知ったのは、過去の先輩方の引き継ぎ資料からです。これまで厚木キャンパスではイベントサービスを使っていませんでしたが、今年は学生で話し合い、導入の必要を感じたほか、感染症対策面で行政からの指示もあり、予約受付と人数制限ができるイーベ！を導入しました。

 イーべ！機能  ▶ 入退場管理

ー「どのように活用いただきましたか？」

学園祭を完全予約制としたので、予約受付に使用。さらに大学構内への入場門での入場人数の計測・集計のために利用しました。

また、ステージ企画の整理券としても事前申込制にできたので、例年では必要だった紙の整理券を省くことができました。

■ ステージ企画

1日目

• 9:10〜10:25 ダンスサークル

• 10:40〜11:10 総務部

• 12:10〜12:40 ウインドオーケストラ部

• 12:55〜13:25 YOSAKOIソーラン部

• 13:40〜14:10 生物資源開発学科統一本部

• 14:25〜17:10 全學応援団

2日目

• 9:10〜9:40 和太鼓同好会

• 9:55～10:25 農学科統一本部

• 10:40～11:55 YOSAKOIソーラン部

• 12:10～12:40  デザイン農学科統一本部

• 12:55～13:25  総務部

• 13:40～14:10  大道芸同好会

• 14:25～14:55  ウインドオーケストラ部

• 15:10～15:40  動物科学科統一本部

• 15:55～16:25  動物科学科統一本部

イーべ！機能  ▶ チケット機能

【 アイデア 】回覧板で参加を募る

ー「学園祭にはどのような方が来場されますか？」

学園祭というと学生が多いイメージですが、私たちの収穫祭は地域からの参加も多いのが特徴です。農大名物の「野菜配布」「はちみつ販売」、そのほか芋ほり体験や野菜の販売会があるなど、一般参加の方も充分楽しめる内容になっています。

ー「地域住民の方にはどのように配慮しましたか？」

学園祭を完全予約制にしている以上、予約方法が明確・簡単になるよう配慮しました。農業大学地域住民の中には、高齢の方々もいらっしゃいます。インターネットでのシステムに慣れていない、メールアドレスがない、などのケースもあるため、参加申し込みはWEB・回覧板・電話の3通りで用意しました。

ー「なぜ回覧板を？」

回覧板なら確実にお知らせできますし、参加・不参加の回答も得られます。キャンパス周辺自治会の代表者さんに申し込み用紙を配布し、回覧板で連絡していただいて、大学宛てに返送してもらって回収しました。

ー「来場QRコードはどのように配布しましたか？」

来場QRコードは印刷して参加希望者の自宅へ郵送。招待状のような形で当日持参していただくという形をとりました。インターネットやメールを使わずに済み、手間がかからず喜んでいただけました。

【 実施を終えて 】スムーズに受け入れできた

ー「当日、困ったことはありませんでしたか？」

QRコードのない方もいましたが、手動入力で対応しました。イーベ！自体がシンプルで、予約申し込みの受付も郵送や電話で対応できたりと、臨機応変に使えたのがよかったです。

イーべ！機能  ▶ 管理者申込モード

ー「他にも工夫したことはありますか？」

キャンパス内に自家用車の乗り込みができないので、路線バスを1時間に7本運行していただくよう増便の調整を行いました。当日は多くの来場者さんに足を運んでいただき、コロナ禍でも初のリアル開催が叶いました。

〈カスタマーサポートから〉

「来場者さまへの数々の配慮、回覧板での集客と、私たちもたいへん勉強になりました。この度はイーベ！を選んでいただきありがとうございました！」

この記事をつくった人

村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。2児の母。

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。X（Twitter）