事例｜九州放送機器展2023担当者インタビュー｜2000名以上が来場のプロ向け展示会｜入館証もイーベ！で発行。初の事前登録制+QRコード受付｜オリジナル来場票機能

九州最大級のプロフェッショナル展「九州放送機器展2023」の来場者管理に、イーベ！をご利用いただきました。

記念すべき20周年の開催に、初の試みとして、システムを使った事前登録制 ＆ QRコード付きの「入館証」での受付をご採用。

運営で工夫されたことや利用後のご感想を、担当者様にインタビューしました。

この記事の内容 | もくじ

開催概要｜九州最大級プロ向け展示会。システムを使った初の事前登録制

―「九州放送機器展」とはどのような催しですか？

主に放送局、映像制作プロダクションで使うようなプロ機器を中心に展示している、九州最大級の展示会です。2004年から開始して、今年で20回目の開催。放送局や映像制作プロダクションの方や、フリーのディレクター、エンジニアの方が主に参加されます。

今回は、初めて来場者管理システムを使った開催とし、HPから事前に来場者登録をしていただきました。

導入の決め手｜申込者への負担少、費用感、県内の安心感

―システムでの来場者管理が必要と感じたきっかけは何でしょうか？

一番は、来場者の情報（どういう方が / どういう場所から / 職業 等）を把握して、統計を取りたかったからです。
また、イーベ！フォームからの申込時にメールアドレスを登録してもらうので、次年度の開催に向けてのメルマガを発信し、九州放送機器展により関心を持ってもらうことで、来場者を増やしていきたいという思いもありました。

―イーベ！導入の決め手は何でしょうか？

イーベ！を導入した決め手は「申込者への負担が少ない」「費用感」「同じ県内の安心感」でした。

これまでどこのシステムも使わずに開催していましたが、作業が煩雑だったため、会社をいろいろと調べました。
その中で、無料のシステムもありましたが、難点として、申込者が専用のアプリをインストールしないと登録できないという点があり、わざわざ手間をかけさせるのもどうかなと。
また、大手のシステムも考えましたが、費用が大きくてなかなか手が出しにくいという中で、イーベ！を見つけました。

イーベ！の運営会社が 開催地と同じ福岡県にあるということもあり、不測の事態が起きたときにも安心だなと思い、導入を決めました。

＼イーベ！スタッフより補足／

イーベ！で作成したイベントフォームから申し込みを行う際、申込者は会員登録などを行わずに申し込みができます。
申込者に負担をかけず、離脱を防ぐ仕組みが特徴です。

準備｜オリジナル来場票機能で入館証を作成。QRコードで入場管理を

―2000名以上のお申込がありましたが、ご準備の段階で工夫された点はありますか？

今回一番実現したかったことが、QRコードでの入場管理でした。
20回目の開催のため、今までと違うスマートな方法で行いたいと考え、東京で行われる類似の展示会での開催方法に近づけることはできないかと、「QRコード付きの入館証」での入場管理を初めて導入しました。

―準備段階でイーベ！の使用で大変だったことはありましたか？

イーベ！を使うのは初めてでしたが、そんなに難しくなくって。入館証もこちらがリクエストした形で完成したので、満足でした。
強いて言うなら、入館証の印刷を忘れた方への当日対応が、一番の悩みどころでしたね。

＼イーベ！スタッフより、運営方法について補足でご説明／

今回はイーベ！のオリジナル来場票機能（オプション）を使って「入館証」を作成されました。

●オリジナル来場票機能とは？

イーべ！を介して申込いただいた情報や、イーベ！に顧客情報インポートいただいた内容を、オリジナルの台紙（JPEG）に自動差し込みする機能です。差し込む内容はお名前、受付用QRコード、会社名など自由に設定でき、入場券や招待状としてご活用いただけます。

 イーべ！機能  ▶ オリジナル来場票

●入館証　事前配布〜開催当日使用までのステップ

1.オリジナル来場票機能で入館証を作成後、申込完了メールに入館証のURLを添付

▲ メール文面（一部抜粋）

2.URLをクリックするとPDFが表示

▲ ご作成の来場者入館証

3.開催当日、印刷・持参した入館証をネックホルダーに

▲ 会場内で入館証を首から下げている様子

開催当日｜過去の経験からパターンを想定。混乱なくスムーズな受付

 今回は、HPから事前に来場者登録をし、申込後にメールで送られてきた「受付QRコード付きの入館証」を来場者にて印刷・持参いただく形式でした。

―受付の設営についての工夫をお聞かせください

入館証を持参するのを忘れてしまう方もいるのではないかなど、これまでの開催経験から、想定される状況を3パターン考え、対応を取りました。

〈想定されるパターン〉

1. 事前登録をして、入館証を印刷・持参された方

2. 事前登録をしたが、入館証を忘れた方

3. 事前登録せずに、その場で来場者登録をされる方

＼イーベ！スタッフが当日見つけた対応アイデア／

• 「事前に来場者登録がお済みの方（来場票あり）」と「当日会場にて来場者登録をされた方」で受付を分けることでスムーズな導線に

• 当日会場にて来場者登録をする方向けに「登録用紙に記入」「スマホで登録」の2つの登録方法をご用意

• 入館証を入れるネックストラップのほかに、入館証がない方専用のネックストラップをご用意

―入館証で受付時、お困りごとはありませんでしたか？

最初のうちは、QRコードを二度読みしてしまうエラーが起きていましたが、受付スタッフがコツを掴んだようで、スムーズに対応できていました。

QRコードの読み取りに時間がかかるかなと思っていましたが、スムーズだったので、混乱や来場者の方からのクレームなどもありませんでした。

―イーベ！上での申込と、当日 紙での申込の割合はいかがですか？

9割近くはイーベ！での申し込みでした。紙での申し込みは、開催後に主催者側で手動で登録するのですが、その負担も少なく済みそうです。

使用感｜集計が楽に。イーベ！で一括データ管理

―イーべ！を導入してよかった点をお聞かせください

 一番は、イーベ！で一括データ管理ができたことです。そして、実現したかったQRコードでの入退場ができたのもよかったです。

―よくご利用する機能や、便利と感じた機能はありますか？

• リアルタイム集計ができる

イーベ！の管理画面から、来場者数がリアルタイムで分かることがとてもいいなと思いました。10時〜17時の開催中、入場者数の集計を2〜3回するのですが、イーベ！管理画面での確認 ＋ 紙の登録用紙で入場された方の数を数えるだけで済み、集計作業がとても楽でした。
また、この方はもう来ている・まだ来ていないといったことが分かるのもよかったです。

 イーべ！機能  ▶ 入場モニター機能

• 簡単に作成できる申込フォーム

申込フォームには、業種などのアンケート項目を設けていたのですが、作成中もすぐに変更できたり、反映も早くて、やり方も簡単でした。フォームをつくる側としても、イーベ！は簡単で操作しやすかったです。

 イーべ！機能  ▶ 申込フォーム

―ご感想をお聞かせください

イーベ！を使った今回の開催方法に行き着くまで、試行錯誤や苦労をしました。

最近、多くの展示会でも、お名前・会社名などが書かれた登録証を首から下げています。「入館証」での受付・入場は、来場者にとってスムーズな受付となるメリットのほかに、出展者にとっても、お名前や会社名が分かることで、購入対象者なのか判断材料になったり、新規のお取引のきっかけになったりと、メリットがあります。

今回、イーベ！を使った方法にたどり着いてよかったなと思います。

これからこの展示会を25回、30回と続けていく中で、費用との兼ね合いになりますが、さらに出展者の要望に応えていけるようにというのが、これからの課題かなと思っています。

会場の様子｜イーベ！スタッフによる開催当日レポート

開催当日、イーベ！スタッフが現地にお伺いし、活気あふれる会場の様子を取材しました。

開催当日レポートはコチラをご覧ください。

＼当日レポート／九州最大級のプロフェッショナル展「九州放送機器展2023」｜イーベ！でオリジナル入館証を発行｜事例

この度は記念すべき20周年の開催にイーベ！をご利用いただき、誠にありがとうございました。

この記事をつくった人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。X（Twitter）