イベント＆セミナーにおけるバックオフィス業務を劇的に変える｜イーベ！でできること

「イーベ！」は、申込フォームの提供にとどまらない イベント運営の効率化プラットフォーム です。煩雑な 集計・連絡・転記といった事務作業を自動化し、担当者の負担を大幅に軽減。

これにより、運営工数を最小限に抑え、企画の質を高めるための時間創出を実現します。

1.「３つの事務作業ストレス」と「イーベ！」の対応

イベントやセミナーの担当者様から最も多く寄せられる、時間がかかり、ミスが発生しやすいストレスフルな業務は以下の3点です。

業務ストレス	セミナー（小規模・継続）での「自分事」例	イベント（大規模・単発）での「自分事」例
ストレス① 集計・転記	毎月のウェビナーの申込み状況を、Excelに手入力で転記し、営業リストに反映している。	複数の決済手段（振込・クレカ）の入金を、一つひとつ目視で照合し、名簿更新が間に合わない。
ストレス② 個別連絡	キャンセル待ちの方に、手動で繰り上げ連絡をしたり、参加者へのリマインドを忘れてしまうことがある。	大勢の参加者に対し、会場変更など緊急の連絡が発生した際、特定のセグメントへの連絡が煩雑になる。
ストレス③ 当日対応	参加者名簿の確認に時間がかかり、ウェビナー開始時間に遅れてしまう。	受付で参加者名簿との手動照合が追いつかず、開場時に長蛇の列ができてしまう。

「イーベ！」は、これらすべてをシステム内で自動完結させるためのソリューションです。

「イーベ！」を導入することで、これまでの非効率な手作業がどのように「自動化」されるか、フェーズごとにご紹介します。

これまでの非効率な作業	イーベ！による自動化・効率化
申込みメールを都度チェックし、手動で名簿を更新。	24時間自動受付。申込みと同時に最新の参加者リストがリアルタイムで自動作成されます。
満席時、手動で受付を停止したり、キャンセル待ちを管理。	定員自動管理。満席になったら自動で受付を締め切り、キャンセルが出たら待ちリストから自動で繰り上げ通知。
銀行振込の入金を通帳と名簿で照合し、未入金者に督促。	オンライン決済（クレカ・コンビニ）に対応。入金状況を自動でリストに反映。未入金者への督促メールもワンクリックで送信。

セミナー・イベント共通で「集計と入金照合」の手間から解放されます。

利用用途	これまでの非効率な作業	イーベ！による自動化・効率化
セミナー（ウェビナー含む）	個別連絡で手間取り、リマインド忘れで当日参加率が下がる。	自動リマインド機能。登録した日時に、参加者に自動で詳細メールが届き、参加率を最大化。
イベント（展示会・大規模）	印刷名簿と手動照合で時間がかかり、受付で「長蛇の列」が発生。	QRコード受付。参加者名簿は不要。スマホでQRコードを読み取るだけで、受付作業が1名あたり数秒で完了し、混雑を解消。

セミナーは「参加率の向上」、イベントは「高速受付」を実現します。

これまでの非効率な作業	イーベ！による自動化・効率化
アンケート回答結果や申込みデータを他のシステムに手動で転記。	CRM/SFA連携。参加者データやリード情報が自動で一元管理され、Salesforceなどの既存システムへのデータ転記作業が不要に。
参加者、欠席者、キャンセル者など、ステータスが異なる参加者への個別メール作成。	セグメント別メール配信。当日参加者にはお礼と資料、欠席者にはアーカイブ動画の案内など、状況に合わせたフォローアップを自動で実行。

セミナーは「リード管理」、イベントは「データ資産の構築」がスムーズになります。

「イーベ！」は単に手間を減らすだけではありません。自動化された時間を、貴社が最も力を入れたい分野に振り分けることで、イベント・セミナーの質そのものを高めます。

担当者様の工数削減: これまで事務作業に費やしていた時間を、コンテンツ準備、営業活動、企画のブラッシュアップといったコア業務に集中できます。
顧客体験の向上: 申込みからリマインド、受付までのプロセスがスムーズになるため、参加者様からの評価（体験）が向上し、ブランドイメージ向上に繋がります。
データ資産の構築: 参加者情報、決済情報、アンケート結果が一元化されたデータ資産となり、継続的なマーケティング活動、そして次のイベント・セミナーの成功に活用できます。