事例｜大規模な「福祉の就職総合フェア」の受付業務をDX化。収集データの分析でイベント改善へ｜兵庫県社会福祉協議会様 

兵庫県社会福祉協議会 兵庫県福祉人材センター様では、福祉人材の確保に向けた各種事業を展開されています。中でも、毎年開催される「福祉の就職総合フェア」において、3年以上にわたり「イーベ！」をご活用いただいています。

100を超えるブースが並ぶフェアにおける「複数拠点チェックイン機能」の活用や、徹底した事前準備・テスト運用の工夫、さらに収集データを即座に集計・分析してイベントの改善につなげるデータ活用の取り組みまで、導入の背景と成果についてお話を伺いました。

イベント概要

「福祉の就職総合フェア」は、兵庫県内の福祉施設・事業所と、福祉業界への就職・転職を希望する学生や一般求職者をつなぐ合同説明会です。年に1〜2回開催され、100社以上の法人が出展します。

この記事の内容｜もくじ

導入前の課題と「イーベ！」の決め手

― 就職フェアで「イーベ！」を検討した背景や当時の課題を教えてください

■ 紙での受付からシステム化へ

従来は紙での受付で、複写式の用紙に参加者に必要事項を記入してもらい、1枚目を私たち主催者側へ、残りは訪れたブースへ1枚ずつ渡してもらうという運用でした。学生さんから「福祉業界は手作業が多くて遅れている」と思われてしまうのを払拭したいと思い、入場関連業務のDX化を検討していたところ、イーベ！に出会いました。

■ 従来は膨大な紙の照合作業。採用状況を追うための事務負担

また、従来の運用では、事務処理にも大きな課題がありました。参加者がどの法人のブースを訪れたのかを主催者側で追うことが難しかったんです。フェア終了後に、主催者で預かった紙の番号と各法人が預かった番号を照合する作業を行っていたのですが、これが膨大な作業量になっていました。しかし、ブースに訪れた人が採用に繋がったのかどうかを追うためには、この作業をしなければいけない状態でした。

― システム選定時に重視したことや「イーベ！」導入の決め手は何でしょうか？

■ 希望の「就職フェア」運用をかなえる「複数拠点チェックイン機能」

一番は紙での受付をシステム化することですが、その中でも「複数拠点チェックイン機能」が決め手でした。一般的なフォームですと申込者と1対1のやり取りになりますが、「イーベ！」のように各法人のブースごとにQRコードを掲示し、それを読み取った人の情報が直接その法人の担当者へ送信されるようなシステムはなかなか他にありませんでした。この機能が就職フェアの内部システム化にぴったりだと思いました。

活用方法｜フェアの受付から参加者への案内まで

兵庫県社会福祉協議会様では、イーベ！でフェア参加者用の申込フォームと、出展者用の申込フォームを作成し、ご利用いただいています。

― 運用の流れを教えてください

参加者には、事前または当日に申し込みをしていただき、会場ではブースに設置されたQRコードを読み取っていただきます。QRコードを読み取ると、その情報が法人にメールで通知される仕組みです。

法人には、出展が決まった段階でシステムの概要や当日までの手順をご案内しています。また、メールが確実に届くよう、事前にテスト送信を行い、本番に備えていただいています。

― 参加者への告知や申し込みは、どのようにされていますか？

学校や専門学校、ハローワークなどの関係機関へのポスター、チラシの郵送をはじめ、メール・電話・訪問のほか、デジタルサイネージやGoogle広告など、さまざまな方法で告知しています。

参加者は、事前に特設サイトもしくは、フェア当日にQRコードからイーベ！の申込フォームへ進んでいただく導線にしています。

― よく使っている機能やおすすめの機能があれば教えてください

• リマインダー機能
  前日・当日にリマインドメールを自動で送れるため、急な欠席の場合も参加者から連絡をいただきやすくなり、当日の確認作業が減りました。手動でメールを送る必要がない点もありがたいです。

• 申込情報をメールに差し込む（差込タグ機能）
  申込時に入力された名前などの情報を、リマインドメールに差し込んで送れるのが便利ですね。その後の案内もスムーズにできるので、非常に良い機能だと感じています。

• ファイルアップロード機能
  出展法人から求人情報などのExcelファイルを、申し込みとあわせて提出していただける点がメリットだと感じています。申し込みと同時に必要なファイルを添付してもらえるため、提出漏れを防げるのもありがたいです。
  現在は対象プランが変わり利用していませんが、就職フェアの運営においては非常に便利な機能だと感じています。

＼イーベ！スタッフより／

イーベ！導入の決め手となった「複数拠点チェックイン機能」も、就職フェアで継続してご利用いただいています。

複数拠点チェックイン機能とは、来場者（訪問者）がどのブースを訪れたのか、訪問した時間や滞在時間などの履歴を記録できる機能です。

2つの受付方式があり、就職フェアでは「来場者がスマホでブースのQRコードを読み取る」方法（来場者操作モード）で運用されています。

工夫｜本番トラブルを未然に防ぐ。徹底した事前テストフロー

― 運用面で工夫されている点はありますか？

■ 通知先メールアドレス登録を必須化

以前はブースに訪問があった際の「通知先メールアドレス」の登録を任意としていたため、ブースに来た参加者の情報を把握できるかどうか、法人ごとに差が生じていました。そのため、フェア後にイーベ！から法人ごとの情報をCSVで抽出し、提供していました。

令和6年度からは、後から個人情報を編集・提供する手間を省くため、メールアドレスの登録を必須に。事前登録とメール送信テストを徹底したことで、フェア後の問い合わせ対応や、データ編集・提供の作業を削減できました。

■ 開催前に受信確認

開催前にデモ用の参加者「テストさん」を使って出展法人へ通知メールの受信確認を行っています。

テストメールを送る前には実施日をあらかじめ案内し、テスト後には実際に届いたメールの画像を担当者へ共有。「想定していたメールアドレスから届いていない」「迷惑メールに入っていた」といったケースもあるため、どのアドレスから、どのようなメールが届くのかを事前に確認していただいています。

事前のテスト確認というひと手間はかかりますが、開催当日では各法人がリアルタイムで情報を受け取れるようになり、当日の問い合わせや事務負担を大幅に削減できています。

当日の受付｜スムーズな入場とスタッフの負担軽減

― QRコードでの受付は、スムーズに利用されていますか？

スマートフォンの操作が苦手な方もいらっしゃるため、従来の複写式用紙に記入いただく受付も残していますが、大半の方が事前または当日にQRコードで入場されています。スマートフォンでの登録をご案内すれば、スムーズに入場いただけるようになりました。

― 受付業務には、どのような変化がありましたか？

フェアでは、事前受付や来場時の受付をイーベ！で行うようになりました。紙での受付を完全になくすことは難しい状況ですが、「QRコードを読み取って手続きしてください」とご案内すれば済むため、受付時の質問もかなり減りました。作業自体が減り、スタッフにも余裕が持てるようになったと感じています。

導入効果｜照合作業を効率化。当日の着席率向上やデータ活用にも

― 「イーベ！」を導入したことで、イベント当日や事後業務にどのような変化がありましたか？

■ リアルタイムの状況確認で、アテンド業務を効率化

当日の会場運営において、リアルタイムで各ブースの着席状況や訪問人数が把握できるようになりました。システム上で「訪問者0人」のブースがすぐに分かるため、巡回しているコーディネーターと連携して「このエリアを希望している方がいたらあのブースへご案内しよう」とフォローに入ることができ、結果として1ブースあたりの着席率向上につながりました。

実際に法人からも「アテンドして参加者を連れてきてもらえて嬉しかった」というお声をいただいています。

■ 照合作業を「ダウンロード1回」に効率化

ブースの訪問情報をシステム上で確認・CSVダウンロードできるため、フェア終了後の事務処理で大きな負担となっていた、手入力・手作業による照合作業がなくなりました。担当者の負担も大きく軽減されています。

■ 業務効率化で生まれた時間を、データ分析・改善に活用

イーベ！によって必要なデータをすぐに抽出できるようになり、イベント終了後の分析や振り返りに、より時間をかけられるようになりました。

参加者データを掛け合わせて見ていくことで「この属性の方はこう動くことが多い」といった傾向が分かり、それぞれに応じた企画や会場づくりを実施できるようになりました。

また、データを分析した結果をもとに、組織内で開催方法を見直すことを提案。半年も経たないうちにイベントの開催形式や回数を見直すなど、イベント全体の最適化へとつながっています。

活用の広がり｜今後の展望

― バスツアーなどでもイーベ！をご利用いただいているとお聞きしました。どのような場面で活用されていますか？

紙やFAXでの受付が多かった「福祉のしごと職場見学バスツアー」の申し込みやアンケートなどにも活用の幅を広げています。部署内の他のスタッフにも共有しながら、徐々にシステム化を進めているところです。

また、最初は就職フェアでの利用からスタートしましたが、「Googleフォーム等よりもセキュリティが高く、活用の可能性がある」と感じ、月単位での利用から年間契約へ切り替えました。

▲福祉のしごと職場見学バスツアーの様子

― イーベ！のご利用開始から3年ほど経っていますが、部署内で活用を広げ、定着させるために工夫されたことはありますか？

「フォームを複製できる機能」が便利ですね。過去に作成したフォームをコピーして、日付や場所だけを変更すれば新しいフォームを作成できるので、アンケートや他の事業にも活用しています。正規職員だけでなくスタッフ間でもチェックしながら作成でき、業務の標準化にも役立っています。

― 最後に、今後の活用や、他の社会福祉協議会の皆様へのメッセージをお願いします。

フェア終了後にデータをすぐに取得できるため、データ分析に基づいた説得力のある提案につなげられます。業務改善にも活用できるのではないかと思います。

現在は福祉人材センターを中心に活用していますが、他の部署にも「こんな面白いシステムがあるよ」と共有しています。さまざまな部署の業務を知っているからこそ、福祉人材センター以外にも活用できる可能性は無限にあるのではと感じています。

兵庫県社会福祉協議会 兵庫県福祉人材センター様では、イーベ！を活用して受付業務を効率化するだけでなく、当日のアテンドやデータを活用された分析など、さまざまな場面でご活用いただいています。

今後も、さまざまな業務でイーベ！をご活用いただけることを楽しみにしています。

このたびは、貴重なお話をお聞かせいただき、誠にありがとうございました！

書いた人

広報 坂田洋子  > 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報・マーケティング担当。CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメ🦈が好きです。SNS｜Wantedly