事例｜ステージ参加約500人、観覧約1000人規模の20周年記念イベント｜事前決済により当日の現金管理の負荷・直前キャンセルを解消｜NPO法人じぶん未来クラブ様

子どもたちの主体性を育む教育プログラムを展開する特定非営利活動法人じぶん未来クラブ様。設立20周年という大きな節目を迎えた記念イベント「HEART Global ミュージック・アウトリーチ 20周年記念スペシャルイベント」の申込受付にイーベ！をご利用いただきました。

これまでのGoogleフォームでの申し込み・当日の現金回収から、イーベ！を使った事前決済・QRコード受付に変更。現金管理の負担を軽減し、受付業務も効率化されました。

今回は、イーベ！導入の背景や当日の運用、導入後に実感された効果について、ご担当の坂本様にお話を伺いました。

イベント概要

「HEART Global ミュージック・アウトリーチ 20周年記念スペシャルイベント」は、歴代キャストや世界中から集まる「HEART Global」のメンバーと一緒に「ライオンキング」を歌い・踊るという、じぶん未来クラブ様最大級の記念イベントです。

全国各地から、小学校6年生から70代まで幅広い年代の約500人がステージに参加。会場には約1,000人の観覧者が訪れました。

この記事の内容｜もくじ

Googleフォーム運用時の課題と「イーベ！」導入の決め手

じぶん未来クラブ様では、「ミュージック・アウトリーチ」を毎年、全国各地で開催されています。

従来は、Googleフォームで申し込みを受け付け、参加費は当日に現金でお支払いいただく運用でした。しかし、規模が大きくなるにつれて、事務局やボランティアスタッフ、参加者の負担も大きくなっていきました。

― 「イーベ！」を導入される前は、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

■ 現金回収による現場と参加者の大きな負担

従来の運用では、受付スタッフは当日に一人ひとりから現金を受け取り、金額を確認する必要があり、まとまった額の現金を扱うプレッシャーもありました。事務局にとっても、現金管理は大きな負担でした。また、参加者も当日に参加費を現金で用意して持ってくる必要がありました。

■ キャンセルポリシーが設定できないことによる機会損失

また、これまでは当日の現金支払いだったのでキャンセルポリシーを設けることができず、開催直前のキャンセルや無断不参加が発生していました。

私たちのワークショップには定員があるので、定員に達したため申し込みできなかった方がいる中で空席が生じてしまうことが、私たちにとって大きな課題でした。

今後、さらにイベントの規模を広げていくと考えたときに、こうした負担を減らすと同時に、参加者の方にとっても申し込みや支払いをもっと便利にしたいということで、システムの導入を検討し始めました。

― システム選定で重視した点、「イーベ！」に決めた理由を教えてください

いろいろなシステムを比較検討する中で、私たちの運営に必要な機能（事前決済、オプションチケット機能、フォーム項目条件分岐など）が揃っていたことと、参加者の方にとって使いやすいかどうかという点で検討し、最終的にイーベ！さんの導入を決めました。

準備｜QRコード受付に向けた事前案内

今回のイベントでは、ショーの参加者用と観覧者用で申込フォームを分けてご用意されました。申込後は受付用QRコードをメールで送信し、開催前にはリマインドメールを配信。当日の持ち物や注意事項とあわせて、QRコードを画面または印刷して持参いただくようご案内しました。

― 今回は20周年記念で通常よりも参加者が多いことで、運営上、気をつけたことはありますか？

多くの方に入場していただくので、受付方法を紙からQRコードに変更したことが一番大きかったと思います。事前に申し込みと決済をしていただき、当日はQRコードを読み取るだけという運用にしました。

― 事前にはどのような準備をされましたか？

当日の受付をできるだけスムーズにするため、開催前にはリマインドメールを複数回配信し、持ち物や注意事項をご案内しました。

特に、お子様の場合は保護者の方が代理で申し込み、当日はお子様だけで来場するケースも多かったため、QRコードはスマートフォンの画面だけでなく、印刷したものを持参してもよいことも事前にお知らせしました。

また、事前にテスト申し込みを行い、発行されたQRコードを使って読み取りテストも実施。受付完了画面に名前などが表示されることを確認し、当日の受付フローを確認しました。

― よくご利用いただいた機能があれば教えてください

申込フォームの作成から、属性に応じた条件分岐、グラフ表示、オプションチケット、リマインドメールなど、幅広く活用しました。

• フォーム項目条件分岐機能

  参加者の年代に応じて表示する質問項目を切り替え、「小学生」を選択すると「学校名」や「学年」が表示されるなど、年代に合わせた回答しやすいフォームを作成できました。
  

• グラフ表示機能

  申し込み状況をリアルタイムでグラフ表示できるのが便利でした。特に、参加者へ配布する記念Tシャツの発注時には、申込者の年代別の人数を確認し、Tシャツのサイズや枚数を予測する際に役立ちました。

• オプションチケット機能

  ショーの参加費とは別に観覧券も販売していたため、観覧券の販売や在庫管理に活用しました。

• リマインドメール

  会場が土足厳禁だったため、室内履きの持参について3〜4回ほどリマインドメールでご案内しました。その結果、当日の室内履きの忘れ物もほとんどなく、事前の周知に役立ちました。

当日の受付｜QRコードで約500人を30分で受付

― 当日の流れを教えてください

当日は、受付に並んでいる段階でQRコードを準備してもらえるように、お声がけをしたり、目印を立てて呼びかけたりしました。並んでいる間に準備してもらい、受付ではそのまま読み取るという流れで、スムーズに入場できたと思います。

事前に申し込みと決済を済ませているので、当日はQRコードを読み取るだけで受付でき、現金の受け渡しや参加者の確認に時間をかける必要がありませんでした。

― 当日の入場受付の様子はいかがでしたか？

当日は受付端末4台と、QRコードを忘れた方などに対応するスタッフを含め、実質5名ほどの体制で臨みましたが、滞りなく進み、約500人の入場受付が30分ほどで完了しました。従来の紙での受付であれば、1時間以上はかかっていたと思うので、大幅な時間短縮と人員削減ができました。

― 受付スタッフの方など、イーベ！の操作にお困りはありませんでしたか？

当日はイベント会社の方とボランティアサポーターの方に受付に入っていただきました。皆さんはイーベ！の操作方法を知らないので、伝えてから操作していただく必要があったのですが、操作自体がとてもシンプルだったので、当日に受付の流れを説明して、操作方法をお伝えするとすぐに慣れていただけました。

導入効果｜イーベ！で実現した3つの変化

― 導入後に実感された効果や、変化について教えてください

■ 事前決済による現金管理の負担軽減

一番大きかったのは、現金回収がなくなったことで、ボランティアサポーターさんや受付を担当してくださっている方々のプレッシャーがなくなったことです。

また、普段のイベントでは、端末を持っていない小さなお子様が参加することもあり、参加費を一人で持ってくることを心配される保護者の方もいました。実際に参加費をなくしてしまったお子様もいたので、そうした心配や紛失のリスクを事前決済によって解消できたことも大きかったと思います。

■ 無断・直前キャンセルの減少

事前決済とキャンセルポリシーの明確化によって、今回の20周年記念イベントでは、当日キャンセルが本当に少なかったです。体調不良など、どうしても参加できない方のみがキャンセルとなる形で終えることができました。

＼イーベ！スタッフより／

イーベ！では、キャンセルポリシーの記載はもちろん、必要に応じて案内用の別ページを作成・公開することも可能です。用途に合わせて、必要な情報をかんたんに発信できます。

■ 受付時間を大幅に短縮

従来の方法であれば1時間以上を要していた約500人の入場受付が、今回は30分ほどで完了しました。

また、これまでは6人ほどの受付スタッフが紙で受付を行っていたため、全体の受付状況をリアルタイムで把握することが難しかったのですが、イーベ！ではシステム上ですぐに確認でき、受付状況の把握も楽になりました。

― ボランティアサポーターや参加者の方から、イーベ！導入による変化についてお声はありましたか？

ボランティアサポーターさんからは、特に現金回収がなくなったことについて、好意的な声を多くいただきました。

システム導入に伴い参加費などの金額は少し上がりましたが、「これぐらい便利だったらいいよね」というお声をいただいています。

団体理念と20周年記念イベントについて

― じぶん未来クラブ様の活動理念や大切にされている想いをお聞かせください

私たちじぶん未来クラブでは、「やってみよう、が未来をつくる」という考え方を大切にしています。主に小学1年生から高校3年生までの子どもたちを対象に、周りから教えてもらうだけではなく、自ら考えて実際にやってみる経験をしてほしいと思っています。失敗や試行錯誤も含めた経験が、これからの人生を切り開く力につながると考えています。

そのため、普段の学校だけでは体験できないような世界とのつながりや出会い、自分を表現する機会を子どもたちに提供しています。

特に「ミュージック・アウトリーチ」では、海外からのキャストや初めて出会う仲間たちと、短期間で一つのステージを作り上げます。最初は「自分にできるのかな」と思っていた子が「やってみたらできた」という経験を得たり、みんなと一緒に作り上げる中で自分の可能性に気づいたりすることがあります。そうした経験を、できるだけ多くの子どもたちに届けたいと思っています。

これからも、子どもたちが「やってみよう」と一歩踏み出せる環境や機会を届けていきたいと思っています。

― 「20周年記念イベント」の概要や目的をお聞かせください

私たちにとって20周年は、単に20年間活動を続けてきたというだけではなく、大きな節目の年でした。コロナ禍には海外からのキャストを受け入れられず、3〜4年ほど活動できない時期もありましたが、その後、パートナー団体を新たに「HEART Global」として活動を再開し、再び活動を広げることができました。

活動再開後は、年間1万人を超える方に「ミュージック・アウトリーチ」に参加していただいています。また、これまで活動に参加してくださった方々からも、20周年の機会にみんなで集まれるイベントを開催してほしいという声を多くいただきました。

そうした声を受け、20周年の活動を支えてくださった方々への感謝を形にするとともに、これまでに生まれた人と人とのつながりを、もう一度つなぎ直す場として記念イベントを企画しました。

― 最後に、今後の活動や実現したいことをお聞かせください

今後も「やってみよう、が未来をつくる」という考え方を大切にしながら、より多くの子どもたちに、自分の可能性に気づけるような体験を届けていきたいと思っています。

「ミュージック・アウトリーチ」では、できないと思っていたことができたという経験をすることがあります。そうした経験を通して、「自分にもできるんだ」と気づいてもらうことが、私たちの活動の大きな意味だと思っています。

今回、20周年記念イベントを開催して改めて感じたのは、活動を通して生まれた人と人とのつながりです。20年前に活動に参加してくれた方や、これまで日本のツアーに参加してくれた歴代のキャストたちが、20周年という機会にまた集まってくれました。何年経っても「あのとき参加して良かった」「またみんなに会いたい」と思ってもらえる活動ができていたことは、私たちにとってとても嬉しいことでした。

これからは、イベントを開催してその場で終わるのではなく、そこで生まれた出会いやつながりが、その後も続いていくような活動にしていきたいと思っています。

20周年は大きな節目でしたが、ここで終わりではなく、これからの20年に向けたスタートでもあります。これからも一人ひとりが「やってみよう」と一歩踏み出せる機会をつくり、そこから新しい出会いやつながりが生まれていく世界を広げていきたいと思っています。

― ありがとうございます！その大切な節目にイーベ！として関わることができ、大変光栄に思います

書いた人

広報 坂田洋子  > 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報・マーケティング担当。CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメ🦈が好きです。SNS｜Wantedly