開催当日までの準備｜当日までに行っておくべき準備とは

この記事の内容 | もくじ

イベント開催当日、スムーズな受付を行うために何を準備するといいのかをご紹介します。

受付用端末の準備

準備するもの
　・受付用端末（スマートフォン、タブレット、外付けリーダー）
　・ 端末に適した充電器
　・ 延長コード
　・ ステイ

• 受付用端末：開催日当日に使用する、受付用端末の準備を行います。スマートフォン・タブレットをご利用いただく場合は、事前に「イーべ！受付リーダーアプリ」のダウンロードを済ませておいてください。

• 端末に適した充電器：使用していると充電が切れてしまう場合が考えられます。端末に適した充電器を用意してください。

• 延長コード：会場によっては電源が遠い場所にある可能性があるので、延長コードを用意しておくと安心です。

• ステイ：端末をステイで固定する場合は併せて用意をしておきます。

> 受付端末の設置アイデア記事はコチラ

開催当日を想定し、テストを行う

実際に開催日当日を想定したテストを行うことを推奨しています。

Wi-Fiが繋がらない、日差しが強くQRコードを読み取りにくいなどのトラブルが発生する可能性があります。

同じ環境でテストをしておくことで、事前に対策を行い、開催日当日のトラブルを防ぐことに繋がります。

テストを行う際は、スタッフがQRコードの読み取りテストができるように、実際に使用するイベントのQRコードを発行しておくと、スムーズにテストを行うことができます。

様々な受付方法を把握する

イーべ！では、スマホだけでなく、紙に印刷してQRコードを持参することができます。

他にも事前に申込をしていないお客様が来場されることもあるかもしれません。

受付方法によっては、受付に時間がかかってしまう場合もあるので、受付方法別に整列するなど、対策をしておくことで、人の滞留を防ぐことができます。

会場での受付設置の注意点

受付は野外なのか、屋内なのかで気をつけるべき点が変わってきます。

〈屋外の場合〉日差しでQRコードが読み取りにくい可能性があります。その場合は日陰になる環境で受付を行ったり、テントを利用して日陰をつくるなど、受付の設置場所を工夫することで防ぐことができます。

〈屋内の場合〉通路に延長コードが散らばっていると、足をひっかけてしまい転倒するなど怪我に繋がる可能性や、PCの電源が消えるなどの問題が発生する場合があります。ケーブルプロテクターや養生テープなどで留めておくと、防ぐことができます。

大規模・小規模開催別のおすすめ

〈大規模開催の場合〉受付端末を多く用意しておくと、受付をスムーズに進めることができ、滞留時間を少なくできます。また、ステイを使用することで、来場者に受付QRコードをかざしてもらうことで受付完了することができるため、少人数の受付スタッフで回していくことができます。

〈小規模開催の場合〉少ない台数の受付端末で進めていくことができます。イーべ！はQRコードを読み込む時間が3秒という短い時間で完了するので、台数を用意せずとも、スムーズに受付を進めることができます。

受付時のQRコードトラブル

開催当日はQRコードがうまく読み込めない、紙に印刷したQRコードを持ってくるのを忘れてしまったなどのトラブルが発生することが想定されます。

事前にどのようなトラブルが起きるかを想定し、対策を考えておくと、当日慌てずにすみます。

〈読み取れない場合〉
イーべ！の管理画面上でお客様のお名前を探していただくことで、受付処理を行うことができます。

〈QRコードを忘れてしまった場合〉
その場でQRコードの発行を行うこともできます。

開催日当日の流れ

当日は「QRコードを出してください」の声掛けを行い、誘導していただくことで受付までの流れをスムーズに進めていくことができます。

案内ポスターを貼っておくと、簡単に手元に用意しておく案内をすることができます。

> 案内ポスターアイデア記事はコチラ

参加者の手元にQRコードを用意していただくことで、受付エリアで滞留することを防ぎます。