佐賀商工会議所のDX｜脱FAX宣言、地場企業から喜ばれるペーパーレスに成功！集客イベント、定期アンケートで活用

佐賀商工会議所様では、新年賀詞交歓会をはじめとする各種イベント、セミナーの受付、地場企業のアンケート調査など様々な業務に「イーベ！」をご活用いただいています。

アナログからデジタルへ踏み切った結果、社内業務の改善と商工会議所会員の満足度の向上を同時に実現できたとのこと。この度、イーベ！導入を手掛けられた佐賀商工会議所企業支援部 小寺さま、岡本さまにお話をお伺いしました。商工会議所・団体業務でDX（デジタルトランスフォーメーション）に迷っている方の参考になれば幸いです。

▲ 佐賀商工会議所企業支援部 小寺さま（右）、岡本さま（左）

〈 取材先情報 / イベント概要 〉

この記事の内容 | もくじ

概要 | 賀詞交歓会や企業向けセミナー、日本商工会議所からのアンケート調査でペーパーレスを実現

― はじめに、商工会議所さんの業務内容を教えてください

商工会議所では、全国各地の地元事業者と政府の間に立って、中小企業支援や地域振興に活用できる各種の情報やツールの提供、セミナー等の開催を行っています。また、定期的に商工会会員企業様のお声をとりまとめて政府や自治体に意見を届けるためのアンケート調査も行っています。

― イーベ！を初めてご利用されたときのことを教えてください

最初にイーベ！を使ってみたのは、生産性向上のためのITフェア『SAGA IT FAIR』での受付業務です。当時は電子決済が盛り上がり出した頃で、世間が大きくデジタル化していた背景もあり、『SAGA IT FAIR』も初回の2017年から年を追うごとに来場者が増加していきました。紙での管理に限界を感じ、2020年の開催時に導入に至りました。

▲ 2020年、初めてイーベ！導入時の受付の様子

▲ 2022年の開催の様子。紙の参加者名簿はなく、イーベ！で来場者を把握

― 現在はどのような業務にイーベ！を活用されていますか？

イーベ！を使っているうちに様々な用途に活用できるアイデアが広がり、現在は、800名規模の新年賀詞交歓会、さらに地元業者へのアンケート調査にも活用しています。

導入の工夫 | 紙業務でのコストを洗い出して一目で比較できる形に

― 導入にあたり、ハードルになったものはありましたか？どうやって乗り越えましたか？

ハードルに感じていた点は2つあります。1つはコスト面。イベント受付システムの費用対効果がわかるように、紙での業務で発生する費用、イーベ！導入で削減できる費用を洗い出した上で所内へ導入提案を行いました。

参考資料｜イーベ！作成｜FAXとイーベ！年間コスト比較

▲ 佐賀商工会議所様へのヒアリングをもとに作成。紙・トナー5円 / 1件、通信費10円/ 1件を一度の送信 3000件 ×年間20回として算出。（人件費は含まない）

―こうしてみると、一目瞭然ですね

佐賀商工会議所の場合、約3000件の宛先に年間20～30回の告知をFAXや郵送で行っていました。さらに人件費もかかることまでイメージすると、どちらがコストなのかすぐにわかりますよね。

―2つ目のハードルはデジタルが苦手な方へのフォローでしょうか？

商工会議所の会員様には年配の方も多いので、抵抗を感じられるかもしれないという懸念はありました。そこで、イーベ！の特徴である「受付QRコードがメールで送られてくる」仕組みを活かし、「メールを印刷すればOK」とシンプルにご案内することで、混乱を避けることができました。
わからない方のためにお問い合わせへの対応や説明を行い、クレームはゼロでした。だんだんとなじんできて「商工会議所のイベントはいつものWEB申し込み」という認識も定着してきているように感じています。

―周囲の方の反応はいかがでしたか？

会員様からは喜ばれています。地場企業の中にはIT関係の会社さんもいらっしゃるので、先陣切って、とまでは言えませんが、私たち商工会議所がDXを進めていく様子を見ていただいて、「それでこそあるべき姿」「いい取り組みをやってるね」と声をかけていただいています。

▲ ITフェアは、県内8商工会議所、17商工会及び中小企業団体中央会、県産業スマート化センターと合同で毎年開催。 事務局間では、イーベ！から出力したCSVを使いスムーズに最新情報を共有できた

商工会議所ならでは | 社長宛てアンケートの回収率が上がった

― イーベ！でよく活用いただいている機能はありますか？

アンケートを頻繁に活用しています。定期的に、私たちの上部団体である日本商工会議所から地場企業に対してアンケートの依頼があります。例えば、事業継承や人手不足の状況調査、突発的に政治に大きな変化が起きたときの中小・小規模事業者向け影響調査などですが、その際のアンケートの発送と回収を郵送からイーベ！に切り替えました。

▲ イーベ！活用によるアンケート率の変化について語る岡本さま

― どのような変化がありましたか？

紙で送っていた頃より、アンケートの回答率が約2倍に、かつ、回答も速くなりました。イーベ！なら社長にダイレクトに届きますし、スマホで回答できるので出張先でも対応いただけます。会員様にとってもデジタル化は喜んでいただけると実感しました。紙の頃は、総務が受け取って秘書へ、秘書から社長へ、と少し時間がかかります。もし内容が補助金関連など重要なものだと困りますよね。イーベ！を使うことで双方にWin-Winの状態が作れていると思います。

おわりに | 導入してみたいけど不安な方へ

― 佐賀商工会議所さんはどうしてデジタル化に踏み切れたのでしょうか？

ずっと、紙をやめたいと思ってたんです。従来のやり方では、イベントをする際には電話、メール、FAXどれでもOKという形で受付していました。前日、前々日のリマインド作業では、参加予定者お一人おひとりに対して、何時間という時間をかけて、電話やメールで対応をしていました。これを続けていては県内のITリテラシーが上がっていかない、という壁にぶつかったんです。

―「変えよう」となった大きなきっかけはありましたか？

地域の経営相談を受ける立場としてこれでいいのか？という葛藤を抱き続けてきた中で、2019年のITフェアの参加者が800名を超えました。さすがに紙では…という現場の限界とともに、そろそろ自分たちは変わらないといけないんじゃないか？という意識がみんなで芽生えました。
商工会議所本来の業務をもっとよくするアイデアを練ったり行動する時間を確保するために、デジタル化をしていきたい、この想いに賛同する仲間が一人ずつ増えて、小さな一歩から大きな前進になっていったことが力になったと思います。

▲ 年々注目度を増すITフェア。県内事業者のDX推進の後押しとなるイベントとして定着している

― 他の商工会議所さんからDXについて問い合わせがあったそうですが…

セミナーのチラシをWEBに上げていると、それを見た他の商工会議所さんから問い合わせが来まして「このQRコードどうやっているんですか？」「教えてもらえませんか」と言われることがあります。どの商工会議所さんも「紙」から「デジタル化」をどう進めるべきかについて悩みを持っているようですね。

― 導入したいけど踏み切れないという商工会議所の方・経済団体の方へ、何かメッセージをいただけないでしょうか？

DXに興味はあるけど、とりあえず例年通りで…っていう方が多いのではないでしょうか。私たちがそうだったからよくわかります。ただ、会員様や事業所のために何かできないかな、という視点を持てば、勇気が出ます。その勇気はマイナスにならないと思います。やるかやらないか迷っているなら、お試しでいいのでやってみてほしいと思います。

▲ 地域経済を支える商工会議所として、新しい取り組みに挑戦する姿勢も発信していきたいと語る小寺さま

― これからどんなDXを目指しますか？

攻めのDXですね。新たな支援メニューの創出、YouTubeを使った情報発信の強化、経営相談の促進などを目指しています。地域の経済をさらに盛り上げるために商工会議所として成長し続けたいと思います。

カスタマーサポートより

地域の産業を牽引するお立場としての情熱に感銘を受けました。イーベ！を通して支援できることを嬉しく思います。これからもよろしくお願いいたします。ありがとうございました！

この記事をつくった人

村上知圭 | 福岡の広告制作会社にてコピーライターを経験し大阪の代理店へ。WEBとラジオの分野で広告プランナー / 制作ディレクターを兼任。結婚を機に夫の地元・徳島県那賀町に移住し、株式会社もちもちデザインを夫婦で設立。現在徳島県移住コーディネーターとして空家紹介や小学校跡地の利活用事業等を行う。3児の母。

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。X（旧Twitter）