事例｜サントリーグループ全国8会場・約2万人規模の社内イベント｜事前郵送廃止で大幅なコスト＆工数削減を実現

全国約2万人が参加するサントリーグループの全社イベント「サントリーソフトバレーボール大会」の申込受付に「イーベ！」をご利用いただきました。

従来行っていたリストバンドの事前郵送をやめ、当日の受付をQRコード受付へとDX化。準備工数の大幅な削減と、当日のスムーズな受付やリアルタイムな来場者把握を実現された運用をご紹介します。

イベント概要｜サントリーソフトバレーボール大会

サントリーグループで年1回開催される「サントリーソフトバレーボール大会」は、全国8つのエリアで開催され、従業員とそのご家族を含め約2万人が参加するイベントです。

▲北海道大会・資料

この記事の内容｜もくじ

導入背景｜約2万人規模の発送作業と事務局の負荷

これまでは別のフォームサービスを利用し、フォームで受け付けたデータをもとに参加者へリストバンドや抽選券を事前に郵送。参加者に当日それを持参いただき受付するというご運用をされていました。

一方で、約2万人規模のイベント運営において、以下のような課題があったそうです。

• 郵送によるコスト・手間の負担
  リストバンドや抽選券の梱包・郵送に、大きな手間とコストがかかっていた。
  

• 当日の受付・来場者数の把握
  手作業による受付やカウントの負担が大きく、リアルタイムで正確な来場者数を把握することが難しい状況だった。
  

• セキュリティ・配布物の管理
  一般の方の紛れ込みを防ぎながら、限定配布物の配布状況を正確に管理する必要があった。

こうした課題の解決に向け、運営のデジタル化を目的としてイーベ！を導入いただきました。

受付のQRコード化で発送業務をゼロに

今回の開催では、会場ごとに専用申込フォームを作成して参加者を募集。申込完了後に受付用QRコードをメールで送信し、開催当日は、受付スタッフが専用の「イーベ！受付リーダーアプリ」でQRコードを読み取る運用へと刷新されました。

― 実際にイーベ！を使ってみて、いかがでしたか？

工数・コストの大幅削減

今まで社内で行っていた発送作業がなくなり、工数・人手を大きく削減できました。同時に、参加者からの「届かない・紛失した」というお問い合わせへの対応業務も解消しました。
コスト面では、発送関連の人件費、送料など、大幅なコストダウンに繋がりました。

また、リストバンドを会場で渡すことで、参加者の方がリストバンドを忘れてくるといったケースもなくなり、その点もよかったです。

来場者数をリアルタイムで確認

当日も全体を通してスムーズで、リアルタイムで来場者数を把握できたため、運営側としても非常に助かりました。

― よく使った機能や画面があれば教えてください

申込者一覧画面はよく使っていました。また、イベント単位でデータをCSVダウンロードしていました。 

💡イーベ！機能 > 申込者一覧での申込者管理

スピーディーな受付と不正入場対策を両立

― 当日の受付はいかがでしたか？

QRコード受付にしたことで、スムーズになりました。入場の列に並ぶ前に、メールでお送りしたQRコードを表示してもらうようにしていました。

待機列が長くなるかと思っていましたが、滞留することもなく、快適に入場いただけました。

▲受付時にお渡しするリストバンド

＼イーベ！スタッフより／
リストバンドには「お子様用連絡先記入欄」があり、迷子になった場合にも備えられています。参加者の安全面まで考えられた点が印象的です。

― 受付アプリの使い方にお困りはありませんでしたか？

事前に受付担当へレクチャーを行いました。大会ごとに受付担当の配置も変えましたが、難しかったという声はありませんでした。

― 社員以外の方の不正入場を防ぐという観点ではいかがでしたか？

従来もセキュリティを強化したり、入場できる場所を限定したりと対策はしていました。
今回はさらに、開催当日のフォームからの新規申込受付やQRコード発行を行わない運用にしたことで、想定外の方の入場はありませんでした。

QRコードを忘れてしまった方は、事前申込者リストと照らすことで入場いただき、当日参加を希望する方は、社員証や名刺で確認して入場いただきました。

― 参加者の反応を教えてください

QRコード受付は好評でした。アンケート結果でも「大会が進化している」とのお声をいただきました。デジタル化が進んだ証拠かなと感じます。

全国8会場で見えてきた、スムーズな受付の工夫

開催を重ねる中で、スムーズな受付を実現するために工夫されたポイントをご紹介します。

受付スタッフの人数を適正化

最初の大会では必要なスタッフ数を多めに見積もっていましたが、運営を重ねる中で適正な人数を見極め、会場の規模に応じてスタッフ数を調整しました。

受付を滞らせない動線整理

QRコード受付とリストバンドなどの配布物対応でスタッフを分け、参加者の動線上に配置。

さらに、待機列ではQRコードを事前に提示してもらうよう声かけを徹底し、QRコードをなくしてしまった方や当日参加希望の方はインフォメーションで個別に対応しました。

受付とそれ以外の対応を分けることで、受付列が滞らないよう工夫されています。

トラブルを想定して、万が一に備える

通信やシステムの障害、機材トラブルなど、当日に起こりうるトラブルを想定して運営体制を検討しました。

実際には、最初の大会から大きな支障はありませんでしたが、参加者数が最大となる関信・首都圏大会では、スマートフォンの電源切れに備え、複数台のモバイルバッテリーを用意しました。

大会前日にQRコードの読み取りテストを実施

各大会の前日に、テスト用に登録したデータを使ってQRコードの読み取りテストを実施。問題なく読み取れることを確認した上で、翌日の大会に備えていました。

サントリーソフトバレーボール大会に込められた想い

毎年全国8エリアで開催され、従業員とそのご家族を含め約2万人が参加する「サントリーソフトバレーボール大会」。

会場にはバレーボールのコートだけでなく、サンバーズ選手によるバレーボール教室、子ども専用の「キッズドリームコート」、サントリーの各事業部やグループ企業によるブースなど、さまざまな企画が用意されています。

▲東京会場の様子

― 大会の目的を教えてください

大会のテーマは「ONE SUNTORY One Family」です。サントリーグループ全体の一体感の醸成と、国内の全従業員とそのご家族のエンゲージメント向上を目的として実施しています。

― どんな方が参加されるのですか？

サントリーグループの国内の全従業員と同居のご家族です。赤ちゃんからおじいさん・おばあさんまで、幅広い年齢の方にご参加いただいています。

― なぜソフトバレーボールなのでしょうか？

ソフトバレーボールを採用した背景には、弊社のバレーボールチーム「サントリーサンバーズ」の存在があります。また、「ONE SUNTORY One Family」をテーマに掲げていることから、参加者に一体感を感じていただけるイベントにするため、ソフトバレーボール大会という形で競技を取り入れています。

▲「やってみなはれ」Tシャツで対戦する様子

― 今後の展望を教えてください

今後もサントリーグループ全体の一体感醸成と、国内の全従業員およびその家族のエンゲージメント向上を目指し、大会を運営していきたいと思います。参加者の満足度向上と、運営側のコスト削減を合わせて実現できるよう、新たな取り組みを継続していきたいと考えています。

約2万人規模の社内イベントにおいてQRコード受付を導入したことで、「郵送コスト・準備工数の大幅な削減」と「スムーズな会場運営」の両立を実現されました。

この度はイーベ！をご利用いただき、誠にありがとうございました。