ネットが苦手な層も取りこぼさない！電話・FAX申し込みをスマートに一元管理する方法

イベントやセミナーの告知を行う際、「申し込みはWebフォームのみ」に絞っていませんか？ 実は、ターゲット層やイベントの性質によっては、Web限定にすることで「参加したかったけれど、申し込み方がわからなくて諦めた」という潜在顧客を取りこぼしている可能性があります。

今回は、Web予約システムを活用しながら、電話やFAX、さらには団体申込までを効率よく一元管理する方法をご紹介します。

1. なぜ今、アナログな「電話・FAX」対応が必要なのか？

デジタル化が進む現代ですが、イベントの現場では依然として「電話」や「FAX」のニーズが根強く残っています。

• シニア層の安心感： インターネット操作に不慣れな世代にとって、直接声が聞ける電話や、手書きで送れるFAXは最も信頼できる手段です。

• 法人・団体・学校の慣習： 企業間のやり取りでは、記録として残るFAXが好まれたり、上司の承認を得るために紙の書類が必要だったりするケースがあります。

• 「ついでに質問したい」ニーズ： 申し込みの際に「駐車場はあるか？」「途中退室は可能か？」など、ちょっとした確認を済ませたい参加者は多いものです。

これらを切り捨てず、「Web・電話・FAX」の窓口を併設することこそが、集客を取りこぼさない「親切なイベント告知」の第一歩となります。

2. 管理者の悩みの種「バラバラのリスト」を解決する

窓口を増やすと、主催者側を悩ませるのが「名簿管理の複雑化」です。 「Web申込はシステムに、電話申込はExcelに、FAXは紙のまま……」これでは、当日の受付で混乱が生じたり、重複申し込みを見逃したりするリスクが高まります。

そこで活用したいのが、イベント管理システム「イーべ！」の『管理者手動申込機能』です。

管理者手動申込機能とは？

Web上の申し込みフォームを通さず、管理者が管理画面から直接参加者情報を登録できる機能です。 電話で聞き取った内容や、届いたFAXの内容をその場で入力することで、すべての参加者データを一つのシステムに集約できます。

• 入力者メモ機能： 「電話にて受付（担当：佐藤）」「FAXにて14:00着信」など、受付経路や補足をメモできるため、後からの確認もスムーズです。

• 一貫したステータス管理： Web申込者と同様に、受講票の発行や入金管理、リマインドメールの送信対象に含めることができます。

3. 大人数でも怖くない！「CSV一括アップロード」の活用

「既存の顧客リスト100名分を、一気に参加確定させたい」 「FAXで届いた大量の団体申込を、一件ずつ打つのは大変……」

そんな時は、CSV（エクセル形式）ファイルによる一括アップロードが便利です。 あらかじめ用意したリストを流し込むだけで、数百名規模のエントリーも一瞬で完了。手入力によるミスを防ぎ、事務作業の時間を大幅に短縮できます。

4. 申し込み時から始まる「おもてなし」の心

イベントの成功は、当日だけでなく「申し込みのしやすさ」から始まっています。

「ネットでしか申し込めないから諦める」のではなく、「自分に合った方法で申し込める」という安心感を提供すること。そして、主催者側は「どんな窓口から来ても、ミスなく一括管理できる」環境を整えること。

イーべ！の機能を活用して、参加者に優しく、運営にスマートなイベント制作を目指しませんか？

💡 この機能を活用するメリットまとめ

1. 集客最大化： IT弱者や法人層も取りこぼさない。

2. ミス防止： 散らばりがちな名簿を一元化し、重複や漏れを防ぐ。

3. 工数削減： 大量リストも一括登録で、事務作業を効率化。

4. 信頼向上： 電話対応などの個別ニーズに柔軟に応えられる。

セミナー、展示会、自治体のイベントなど、あらゆるシーンでぜひご活用ください！

記事を書いた人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報・マーケティング担当。CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。X（Twitter）