事例｜Tokyo Education Show at 東京学芸大学｜イーベ！をご利用いただきました｜NPO法人教育の環様

教育コンテンツが盛りだくさんの教育研究フェス「Tokyo Education Show」にて、イーベ！をご利用いただきました。

大学との共同研究という側面を併せ持つからこそのポイントや、ご運用方法に合わせた様々な工夫など、イベントの運営をされた事務局の皆様にお話を伺いました。

この記事の内容 | もくじ

Tokyo Education Showとは？

「教育って楽しい！かっこいい！」と思えるような、新しい教育の魅力を追求する教育研究フェス。日本中の魅力溢れる先生たちの授業と最先端の教育実践、子どもから大人まですべての人が教育の魅力を体感でき、ワクワクする教育コンテンツが盛りだくさん。未来の教育に出会う場をお届けしています。

イベント概要

開催規模を拡大｜システム選定のポイント

― イーベ！を知ったきっかけは何でしょうか？

「Tokyo Education Show」は、昨年に引き続き2回目の開催です。前回は来場者が800名程度だったところ、今回の開催ではより規模を拡大して実施したいと考えていました。
そのため、昨年は無料のイベント管理ツールを利用したのですが、それでは対応しきれないだろうと思い、有料のイベント管理ツールをリサーチしていたところ、イーベ！に辿り着きました。

― 前回の開催で大変だった点や、今回イーベ！を採用いただく上で期待した点はありましたか？

前回の開催では、イベント内で行われるプログラムの全てを選択肢として表示し、チケット予約していただくというシステムで、チケットの種類の煩雑さゆえに申込者に負担をかけてしまっておりました。
また、管理するチケットが多く問い合わせ対応に追われたり、当日の受付担当者も混乱してしまうことがありました。

今回、イーベ！に期待していたのは、「QRコードによる効率的な入場管理」と、「1つの申込フォームで入場チケットとプログラム用チケットの管理をしたい」という点です。

― イーベ！で実現したかったことは叶ったでしょうか？

「QRコードによる効率的な入場管理」については、期待通りの入場管理ができました。また、申込者ごとに割り振られる「受付番号」があり、その情報を含めてCSV出力できる機能があったので、助かりました。

「1つの申込フォームで入場チケットとプログラム用チケットの管理をしたい」という点については、プログラム内容が開催までに変更となる可能性があるなどのイベントの性質上、実現できませんでした。

その代わりに、プログラムの申込にはGoogleフォームを使い、イーベ！とGoogleフォームを併用することで、工夫して運用しました。

▲ プログラム例

工夫のご紹介　〜Googleフォームとの併用〜

会場への入場予約はイーベ！で、会場内で用意されているプログラムごとの申し込みはGoogleフォームで行いました。

プログラムの申し込みをGoogleフォームで行うことで、プログラム内容の変更などに対応しつつ、Googleフォームからの申込時にイーベ！で入場予約を行った際の「申込番号」を入力いただくようにして運用。

そうすることで、イーベ！の申込者と、それぞれのプログラムの申込者を照らし合わせることができるようにし、イーベ！の「申込番号」「QRコード」を使って全てのプログラム予約を管理しました。

＼ イーベ！スタッフより ／
今回のご利用では、システム構築に長けた運営スタッフの方が、イーベ！からダウンロードした申込者情報（csvファイル）を活用し、Googleフォームの併用がスムーズにできるよう、専門的な対応をされています。

▲ Googleフォーム例（申込期間終了時）

よく使った機能｜申込フォーム作成時から開催後のアンケートまで

― 参加申込フォームを作る上で、「この機能がよかった・つかいやすかった」というものがあればお聞かせください。 

家族連れでの参加が多く見込まれていたので、ご家族がまとめて申し込みができる お連れ様機能 が大変助かりました。

 イーべ！機能  ▶ お連れ様機能

また、今回の「Tokyo Education Show」は、東京学芸大学との共同研究として「参加者がこのイベントにどのような気持ちで参加してくれたのか」「イベントの参加前後で教育に対する興味関心が変わったか」など、一種の研究としての側面もあったので、アンケート内容などのデータを研究に利用することについて、利用規約やプライバシーポリシーに明記し、同意いただく必要がありました。

そんな中、申込フォーム項目の「利用規約に同意する」を使うことで、利用規約やプライバシーポリシーなどの設定時に、リンク先を案内することができたのが便利でした。

 イーべ！機能  ▶ 利用規約に同意する

▲ 実際に作成されたフォーム

加えて、イベントが研究としての側面もあるので、研究倫理などの観点から、利用するシステムとして「データを日本国内に保有しているか（国内リージョンかどうか）」というのもポイントだったのですが、イーベ！は日本国内にデータを保有しているとのことだったので、その点もよかったです。

〜カスタマーサポートから補足〜

ありがとうございます。イーベ！では、サービスを提供するデータセンターとして Amazon Web Services ( 以降、AWS ) を利用しています。AWS は、全世界で利用されているオンラインショップである Amazon がもつデータセンターの設計・構築・運用のノウハウが詰まったサービスで、非常に高い信頼性と安全性を有しています。また、データは日本国内のサーバーに保存されます。

> イーベ！のセキュリティについて

― よく使った機能や、よくチェックしていた画面などはありますか？

申込者一覧の画面は定期的に確認していました。

また、申込者情報がCSVでダウンロードできるので、協賛の皆様への経過報告の際に、そのCSVデータを使って集計・まとめなどを行っていました。

 イーべ！機能  ▶ 申込者管理

― イーベ！ではメール配信機能が多くありますが、リマインダーメール、個別メールなど、ご利用いただいたものがあればお教えください。

申込者宛の「一斉配信メール」をよく使っていました。今回、イーベ！で大本の入場管理を行っていたのですが、それとは別に、各プログラム単位で集客する必要があったので、申込者に対して、プログラムへの参加を促すような案内メールを定期的に送っていました。

また、開催後のアンケートを収集する際も、イーベ！からメールを送りました。リマインダーメールも使い、約250名の方からアンケート回答をいただけたのでよかったです。　

 イーべ！機能  ▶ メール配信

簡単フローでスムーズな受付｜QRコードでのお困り事を想定し幾つもの対策を

― 開催当日、受付の様子はいかがでしたか？

スムーズに運用できていたかなと思います。当日だけ参加のボランティアスタッフの方もいたのですが、受付アプリを使った簡単なフローだったので、15分ほどの短い時間での説明でも、すっと使い方を理解いただけたので、大変助かりました。

― 受付設営などで工夫した点などがありましたらお教えください 

今回は、イーベ！から参加申し込みをしていただいた一般参加者のほかに、イベント関係者やクラウドファンディングの支援者の方などがいたのですが、一般参加者のみをイーベ！で管理し、そのほかの方は紙ベースで管理することで、運用の負荷を減らすことができました。

また、受付時にQRコードをスマートフォンで提示いただく想定でしたが、スマートフォンがうまく使えない参加者もいるだろうと思い、複数の回避策を講じました。

工夫のご紹介　〜QRコードでの受付を確実に行う〜

＼ 想定したトラブル ／

・スマートフォンの操作に慣れておらず、QRコードをうまく表示できない
・日差しなどでQRコードの読み取りがうまくいかない

＼  対策  ／

申込者に対して「QRコード」の送信だけでなく、別途、運営側で作成した「受付番号、名前、QRコードが記載されたPDFデータ」を個別にメール送信。

そうすることで、当日、来場者の都合にあわせて、複数の方法で受付できるように！

• メールの「QRコード」を表示いただく

• メールに添付した「PDF」を表示いただく

• PDFを印刷していただき、それを提示いただく

＼もうひと工夫／

さらに、「QRコードやPDFが載っているメールが見当たらず、PDFの印刷も忘れてしまった…」という事態も想定し、CSVデータを用いて、主催者様ご自身で独自の仕組みを構築。その場でご本人の「QRコード」をお渡しできるよう、運営されました。

〜 イーベ！カスタマーサポートから補足 〜

QRコードを忘れた等の場合、イーベ！管理画面にて「お名前」などで検索し、手動で「受付済」に変更することも可能です。今回は、イベントのご運用上、確実に「QRコード」を持った状態で入場していただく必要があり、工夫してご運用いただきました！

ご盛会、おめでとうございます。この度はイーベ！をご利用いただき、誠にありがとうございました。

この記事をつくった人

坂田洋子 | 編集・クリエイティブディレクター。イーべ！広報担当。デザイナーとして、CI、企業広告、食品・化粧品広告制作に携わる経験から、セミナー・イベント開催における集客、「人を動かす」仕組みなどをご提案しています。サメが好きです。X（旧Twitter）